Zuverlässig synchrone Buchhaltung: Dank API-Banking
Die Buchhaltung gehört zu den eher ungeliebten Aufgaben der Selbstständigkeit. Das Sammeln, Sortieren und Ablegen von Belegen ist eine der lästigen Pflichten, die mindestens einmal pro Monat erledigt werden will. Ob Freiberufler, Startup- oder Kleinunternehmer – kaum ein Selbstständiger setzt sich gerne mit Buchhaltungsaufgaben auseinander.
API-Banking macht’s möglich: AISPs sorgen mit ihrer Infrastruktur für die Synchronisierung von Geschäftskonto und Buchhaltung
Viele Buchhaltungs-Lösungen erfordern heute noch eine zusätzliche Registrierung und verursachen so einen Bruch in der User Journey
Von Softwareanbietern richtig eingesetzt, ist eine saubere Integration und ein reibungsloses Nutzererlebnis möglich
Einer der Gründe dafür könnte sein, dass es bei der Buchhaltung nichts zu gewinnen, aber einiges zu verlieren gibt. Denn wer seine Aufgaben ordentlich erledigt hat, kann sich maximal über den Haken hinter seinem wiederkehrenden To-Do „Monatsabschluss“ freuen. Doch wer die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung missachtet, bekommt schnell Ärger mit dem Fiskus – und das kann unbequem werden.
Alles muss seine Ordnung haben, und das sehen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung folgendermaßen vor:
Grundsatz der Vollständigkeit: Alle Transaktionen, die Einfluss auf die Gewinnermittlung haben, müssen lückenlos nachvollziehbar sein. Im Fall einer Betriebsprüfung ist gerade dieser Punkt häufig der Casus knacksus.
Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Alle Transaktionen müssen im Rahmen der Geschäftsausübung stattgefunden haben. Selbstständige sollten beispielsweise darauf verzichten, hohe Kosten zu produzieren, die nicht plausibel erscheinen.
Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit: Alle Transaktionen müssen für das Finanzamt ohne zusätzliche Erklärung nachvollziehbar sein. Das Finanzamt hat klare Vorstellungen davon, wie die Buchführung zu dokumentieren ist.
Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit: Alle Transaktionen sind zeitnah und chronologisch zu ordnen und zu dokumentieren. Außerdem muss es zu jeder Transaktion einen Nachweis geben – keine Buchung ohne Beleg!
Angesichts dieser Anforderungen wissen Selbstständige aus eigener Erfahrung, dass die Buchhaltung kein Selbstläufer ist. So investieren Freiberufler und Gewerbetreibende Monat für Monat wertvolle Zeit in buchhalterische Aufgaben – Zeit, die die meisten Entrepreneure eigentlich in wertschöpfende Aufgaben wie die Produktentwicklung, das Marketing oder die Kundenbetreuung investieren sollten.
Buchhaltung auf Basis von Kontotransaktionen automatisieren
Der Zeitaufwand für die ordnungsgemäße Buchführung ist beträchtlich. Im Schnitt investieren Selbstständige schnell einmal einen vollen Arbeitstag pro Monat und mehr in das Führen ihrer Bücher. Eine der lästigsten Aufgaben ist dabei der Abgleich der buchhalterischen Vorgänge mit den Transaktionen des Geschäftskontos.
Buchhaltung und Geschäftskonto müssen stets im Einklang sein, doch der manuelle Abgleich ist mühsam. Einen großen Schritt in Richtung Vereinfachung und Automatisierung versprechen Softwareanbieter wie Billomat, BuchhaltungsButler, Debitoor, Lexoffice oder sevDesk, die sich mit dem Geschäftskonto verknüpfen lassen.
Zahlungen und Belege werden automatisch abgeglichen und Freiberufler und Kleinunternehmer behalten so den Überblick über ihre Bank- und Buchhaltungsdaten – soweit die Theorie. Für den Datenaustausch zwischen Geschäftskonto und Buchhaltung greifen Softwareanbieter in der Regel auf die Infrastruktur von Account Information Service Providern (AISP) zurück. In der praktischen Anwendungen müssen Selbstständige aber auch hier häufig einen Wermutstropfen hinnehmen.
Die nach PSD2 zertifizierten Anbieter sorgen per Access to Account (XS2A) und API-Banking für den Datenabgleich, allerdings müssen sich Nutzer der Buchhaltungssoftware in manchen Fällen zusätzlich beim AISP (Kontoinformationsdienst) registrieren und dem Datenaustausch über ein Nutzer-Interface des Drittanbieters zustimmen. Dieser Bruch in der User Journey verkompliziert nicht nur den Ablauf aus Sicht des Nutzers. Es schmälert auch das integrierte Gesamterlebnis, das die Softwareanbieter ihren Anwendern versprechen.
Wenn AISPs und Accounting-Apps gemeinsame Sache machen
Die Idee, Buchhaltungsaufgaben wie den Kontoabgleich zu automatisieren, liegt nahe: Ein beträchtlicher Teil der Vorgänge in der Buchhaltung beansprucht einerseits viel Zeit, andererseits handelt es sich dabei größtenteils um hochgradig standardisierte Aufgaben. Diese Aufgaben zu digitalisieren und durch API-Banking zu automatisieren, drängt sich förmlich auf. Schließlich würde dadurch der manuelle Aufwand für das Sortieren und Zuordnen von Belegen und Banktransaktionen weitgehend entfallen.
API-Banking macht’s möglich: AISPs sorgen mit ihrer Infrastruktur für die Synchronisierung von Geschäftskonto und Buchhaltung.
Allerdings entfaltet sich das Potenzial der Integration von Geschäftskonto und Buchhaltung erst dann, wenn Softwareanbieter die Stärken der AISP-Infrastruktur richtig zu nutzen wissen und eine saubere Integration zwischen Software und Bankkonto herstellen. Dazu kommt es unter anderem auf die folgenden Kriterien an:
Sauber integriert: Für ein stringentes Nutzererlebnis, das sich allein innerhalb der Buchhaltungssoftware abspielt, sollte die AISP-Einbindung für den Anwender erst gar nicht sichtbar sein und sich komplett im Hintergrund abspielen.
Einmal registriert: Zu einem reibungslosen Nutzererlebnis gehört auch, dass sich Anwender für die Integration von Konto und Software nicht zusätzlich beim AISP registrieren müssen. Eine zusätzliche Registrierung verunsichert und kostet Zeit.
International einsatzbereit: Softwareanbieter, die ihre Lösungen auch außerhalb Deutschlands anbieten wollen, sollten auf einen international tätigen AISPs setzen. Allein in Europa gibt es Hunderte Banken, zu denen ein AISP Schnittstellen herstellen muss.
Abgleich automatisiert: Um den Datenabgleich zwischen Konto und Software möglichst effizient zu gestalten, sollte der AISP die Möglichkeit zum Abgleich der Delta-Umsätze bieten. Dabei werden nur neue Transaktionen seit dem letzten Abgleich in Echtzeit synchronisiert.
Wenn am Ende das Nutzer-Erlebnis stimmt, profitieren Selbstständige von einer enormen Zeitersparnis. Noch dazu reduzieren sich potenzielle Fehlerquellen auf ein Minimum, weil die AISP-Integration mit der Accounting-Software den Großteil der Aufgaben übernimmt. Manuelle Arbeitsschritte, die die größte Fehlerquelle in der Buchhaltung sind, werden auf ein Minimum reduziert.
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